職場文化大不同!各國開會禁忌你要知

我曾經跟公司到日本當地的公司開會。由於在香港的會議都不怎麼嚴謹,許多時候都係半準備半「爆肚」,所以只草草準備了一些基本資料。


殊不知日本的會議「準時」之極,不止時開會時間,而是所有事情都要計算精準。15 分鐘的報告,就在 15 分鐘內完成,絕對不會超時。沒有充足準備的我,自然弄得手忙腳亂,該公司的人更是看得大皺眉頭。雖然事件最後得以完滿結束,但在那段時間我真像經歷了好幾個世紀。


世界逐漸步向全球化,但在職場上卻仍有著極大差異,更不止於東方人、西方人的分別。如果想在職場上得心應手,就需要認識不同國家的文化,藉此拉近彼此的距離。

階級意識重 需謹言慎行

先講接觸較多的國家 — 中國、台灣、馬來西亞、新加坡。這四個國家的開會文化十分相似,會議時間較長、氣氛較嚴肅;同時階級意識較重,發言要看「身分」,說穿了就是「愛面子」。如果你太直白地指出他們的錯誤,除了令他們不好下台,更可能令他們老羞成怒,毀了整場會議。

會議極少辯論,讓人感覺進行得很順利,其實根本沒有太多內容討論,更似是交代事項,或是一場單向式的會議。幸好,隨著不少公司年輕化,這種形式慢慢褪色,歐美風格日漸抬頭;但如你的對象是較傳統的公司,那就多顧及他們的面子,會議才會順利。

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時間比一切重要 準備萬全應對

在德國、奧地利及日本,時間比所有事情重要,所有會議都會準時開始。尤其日本人更會留意剩下多少時間,15 分鐘的報告,就在 15 分鐘內完成,1 分鐘都不能多。為了令會議變得有效率,在開會數日前他們會先準備詳細的會議議程,並傳遞相關文件,讓所有人準備就緒。


如你是注重效率的人,相信你會喜歡這種文化;但如果本身「Hea 底」,就好好準備一下才去開會,否則他們認為是無效益及低效率的溝通。假如你想和德、奧、日公司合作的話,除了把功課做到滿分外,時間管理更是不可或缺的一環。

會議中,勿 Chit-Chat!

開會大多「悶到抽筋」,尤其是一些冗長的會議,適當閒談可以緩和氣氛,以便切入正題,然而在芬蘭、瑞典人卻完全不管用。


在芬蘭、瑞典人眼中,凡與會議議程內容無關的發言,都被視為浪費時間。粗略地看,他們與日本有些類似,但日本人所注重的是時間分配,而芬蘭、瑞典人則是重視談話的內容。


如果你不習慣芬蘭、瑞典人的文化,甚至是第一次體驗,絕對是會感受到漫長的「死亡空氣」。但他們大多會對這種空氣感到自在,更會用這段時間靜靜思考。所以不需要去化解或圓場,否則可能會失去他們對你的信任。

我行我素 想走便走

與上述的國家相比,意大利、法國、西班牙就顯得隨性得多。時間上,他們非但不一定守時,更是常常毫無預兆的遲到早退;更重要的是他們會突然在會議中離開,出出入入的弄得人心煩意亂,甚至你會無法將重點介紹予他們(他們會因為感到枯燥乏味而離開)。


如何跟它們進行有效率的會議呢?首先必須必須拿出吸引他們目光的東西,希望能留住他們的人和心。當然,以防萬一的方法就是好好製作會議紀錄,「招呼」沒有參與或中途離席的人。


神秘身分

香港開會大多數由老闆第一個發言,但在韓國就恰恰相反。韓國的會議總是由最基層的成員開始發言,最後由決策主管下達指令。


但最糟的是,韓國人並不流行逐個職位介紹,許多人因此而被混淆,以為首個發言的是老闆或重要人物,並在他身上費盡心機,最後當然是白忙一場。

喜怒不形於色

你覺得與韓國人開會像間諜一樣?還未算。德國的會議更是「高深莫測」,你連他高興還是失望也不知道。不會表露雀躍、欣喜;甚至連失望和不滿也不會表露於人前。你需要極仔細的觀察,有時候更只能「靠估」,讓人難以捉摸。


幸運的是,隨著世界越來越開放,讓自己的文化和傳統流傳出去,開始會接納對方的文化,甚至會對修改一下自己一些比較苛刻的規則。但禮多人不怪,畢竟到對方的地盤作客,還是注意一下禮數較好。

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